Las reuniones son la tercera pérdida de tiempo importante en el mundo del trabajo. Tanto como el 50% del tiempo de trabajo se gasta en reuniones, ya sea reuniones grupales o reuniones individuales. En la estimación de casi todos, al menos el 50% de este tiempo se desperdicia. Esto significa que hasta un 25% de todo el tiempo de trabajo se pierde en reuniones de un tipo u otro.
Sin embargo, las reuniones no son un mal. Las reuniones son una herramienta comercial necesaria para intercambiar información, resolver problemas y revisar el progreso. Pero deben ser administrados y deben ser utilizados de manera efectiva.
Aquí hay 7 formas de aumentar la eficiencia y mejorar los resultados del tiempo de reunión:
Muchas reuniones resultan, en retrospectiva, innecesarias. Hay otras formas de lograr el mismo objetivo. Algo que puedes lograr haciendo circular un memo. Puedes tener una llamada de conferencia. Puedes hablar con la gente individualmente. Incluso puede posponerlo a otra reunión u otra vez por completo.
1. ¿Es necesaria la reunión?
Si una reunión no es necesaria, evite celebrarla siempre que sea posible. Si la reunión es necesaria, pregunte: “¿Es necesario que yo asista a esta reunión?”. Si no es necesario que usted asista, no vaya en primer lugar. Si no es necesario que alguien más asista a una reunión en particular, asegúrese de que sepa que no tiene que estar allí.
2. Escribe una agenda.
Si ha determinado que la reunión es necesaria, establezca un propósito claro para la reunión y redacte una agenda. Una excelente herramienta de gestión del tiempo es que escriba una declaración de propósito de un párrafo para la reunión. Comience con esta oración: “Estamos teniendo esta reunión para lograr esta meta específica”. Luego, escriba el objetivo de la reunión. Esta es una tremenda disciplina.
Haga una agenda o una lista de todo lo que debe cubrirse en la reunión. Al lado de cada elemento, coloque el nombre de la persona que se espera que aborde ese problema en particular. Distribuya la agenda, si es posible, con al menos veinticuatro horas de anticipación para que cada persona sepa lo que se espera que contribuya. Desea que todos sepan cuál es el objetivo de la reunión y qué se discutirá. Esto se aplica a las reuniones individuales con su jefe, con sus subordinados, con sus clientes, con sus proveedores y con cualquier otra persona.
3. Comience y pare a tiempo.
Establezca un horario para el comienzo de la reunión y establezca una hora para el final de la reunión. Si la reunión va a durar desde las ocho hasta las nueve, comience a las 8 en punto y termine a las nueve en punto. Los peores tipos de reuniones son las que comienzan a una hora específica pero no tienen una hora de finalización claramente determinada.
Aquí hay otra regla: no esperes al recién llegado. Suponga que el que llega tarde no viene y comience a la hora designada. Es injusto castigar a las personas que llegan a tiempo haciéndolas esperar a la persona que llega tarde, si es que lo hacen. Muchas compañías establecen la política de cerrar la sala de reuniones desde el interior a la hora exacta en que está programada el inicio de la reunión. Las personas que se presentan tarde no pueden ingresar. Puede estar seguro de que no se presentarán tarde la próxima vez.
4. Cubra los artículos importantes primero.
Cuando elabore la agenda, aplique la regla 80/20 . Organice la agenda para que el 20% superior de los elementos sean los primeros temas que se discutirán. De esta manera, si se acaba el tiempo, habrá cubierto los elementos que representan el 80% del valor de la reunión antes de que se agote el tiempo.
5. Resuma cada conclusión.
Cuando discuta cada tema en la agenda de su reunión, resuma la discusión y obtenga el cierre. Obtenga el acuerdo y la finalización de cada elemento antes de pasar al siguiente. Repita lo que se ha decidido y acordado con cada elemento antes de continuar.
6. Asignar responsabilidad específica.
Si ha tomado una decisión, asigne la responsabilidad de las acciones específicas acordadas y establezca plazos. Recuerde, la discusión y el acuerdo sin una asignación de responsabilidad y una fecha límite para la finalización es simplemente una conversación. Sea claro sobre quién va a hacer qué y cuándo.
7. Mantenga notas y circule minutos.
Una clave para obtener la máxima efectividad de las reuniones es mantener notas precisas y circular las actas de la reunión dentro de las veinticuatro horas, siempre que sea posible. La persona que guarda actas precisas de una reunión que puede retirarse una semana o un mes después puede resolver muchos posibles malentendidos. Las agendas preparadas de antemano, seguidas de las minutas de la reunión preparadas poco después, aseguran que todos tengan claro cuáles son sus responsabilidades y plazos acordados.
